Tipps zur Leitung einer Sitzung

Sitzungsablauf

• Zeitplan absprechen. Die Teilnehmer nicht im Ungewissen lassen, sie fühlen sich sonst nicht ernst genommen.
• Die Teilnehmer müssen mit dem Thema vertraut gemacht werden. Ein Mindestlevel an gleicher Information ist nötig.
• Überlegen, welche Teilnehmer zu welchen Standpunkten herangezogen werden können.
• Mit der eigenen Meinung zurückhalten. Wenn diese zu massiv kommt, wird sie als Manipulation verstanden. Vor allem als Moderator wirken. Das heißt aber nicht, dass der Sitzungsleiter die eigene Meinung verstecken soll.
• Kernpunkte der Sitzung laufend visualisieren, d.h. der ganzen Gruppe sichtbar machen (z.B. aufschreiben, wer wann was zu tun hat). Nicht nur Gesprochenes ist wie Schall und Rauch. Auch Protokolle, die nachgeschickt werden, verstauben oft in Schubladen.
• Themenabweichungen vermeiden. Sie führen zu Verzettelungen und Zeitproblemen. Hier muss der Sitzungsleiter klar einschreiten.
• Auf geordneten Ablauf achten (Zwischenrufer und Vielredner stoppen, „Schweiger“ motivieren).
• Keine Wiederholungen zulassen.
• Humor ist sehr förderlich - auch zum Überspielen von Angriffen auf den Vorsitzenden.
• Lob nicht vergessen, aber gerecht verteilen (keine einseitigen Bevorzugungen).
• Der Sitzungsleiter muss sich auch das Recht auf Fehler zugestehen. Niemand ist perfekt.
• Rückmeldungen (Feedbacks) von den Teilnehmern verlangen.
• Vor dem Abschluss der Sitzung kurze, prägnante, objektive Zusammenfassung der wichtigsten Punkte anhand der durchgeführten Visualisierung.

Effiziente Sitzungen motivieren die Funktionäre, sofern dabei Ergebnisse herauskommen, wenn die Teilnehmer das Gefühl haben, ernst genommen zu werden und ihre persönlichen Vorschläge einbringen können.